WHISTLEBLOWING

NORMATIVA INTERNA
• Codice Etico;
• Modello Organizzativo di Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001.
• Sistema Disciplinare ex D.Lgs. 231/2001
NORMATIVA NAZIONALE
• Decreto Legislativo n. 24/2023;
• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

Destinatari della nuova disciplina di Whistleblowing sono tutte le persone fisiche che hanno la facoltà di segnalare o divulgare informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito delle loro
attività professionali, a prescindere dalla natura di tali attività o del fatto che il rapporto di lavoro sia terminato o non ancora iniziato.

Nello specifico, rientrano tra i destinatari della disciplina di Whistleblowing:
– componenti del Consiglio di Amministrazione;
– componenti dell’OdV;
– i dipendenti: la protezione è concessa a tutte le persone che nel settore privato forniscono per un certo periodo di tempo, a favore di terzi e sotto la direzione di questi, determinate prestazioni verso il corrispettivo di una retribuzione;
– i collaboratori
– i fornitori, subfornitori e dipendenti e collaboratori degli stessi;
– i liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi;
– i volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti;
-gli azionisti o persone con funzione di amministrazione, direzione, vigilanza, controllo o rappresentanza;
– gli ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in precedenza;
– soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’ente non sia ancora iniziato.
La nuova disciplina protegge anche l’identità dei soggetti facilitatori, ossia coloro che assistono “una persona segnalante nel processo di segnalazione in un contesto lavorativo” ai terzi
connessi con le persone segnalanti, quali ad esempio colleghi o familiari, e ai soggetti giuridici collegati al segnalante.

a nuova disciplina ha lo scopo di incoraggiare le segnalazioni mediante canali di segnalazione interni e lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione
delle segnalazioni, compresa l’archiviazione e la successiva cancellazione sia delle Segnalazioni sia della documentazione ad esse correlata, con le modalità indicate nel presente documento.
La nuova disciplina si applica alla società MedLink srl, come previsto dal D.Lgs 24/2023, in quanto Ente che ha adottato i modelli organizzati previsti dal D.Lgs. 231/2001.
Con riferimento all’ambito oggettivo, il D.Lgs. 24/2023 riguarda le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità
dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato. Pertanto, sono escluse dall’ambito oggetto della nuova disciplina c.d. Whistleblowing:

1) le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante o della persona che ha sporto denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;

2) le segnalazioni fatte in mala fede, prive di fondamento o per sentito dire, fatte per danneggiare la MedLink srl , i dipendenti, i soci o i membri del Consiglio di Amministrazione.

n soggetto segnalante (vedi capitolo 2), qualora abbia il ragionevole sospetto che si sia verificato o che possa verificarsi una delle violazioni indicate al precedente paragrafo 3, ha la possibilità di effettuare una segnalazione nelle seguenti modalità:

1)  CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA 

2)  CANALE DI SEGNALAZIONE ESTERNA

Il D.Lgs. 24/2023 prevede la previsione del c.d. “canale di segnalazione esterna”, predisposto e disposto dall’ANAC, la quale ha approvato con delibera n.311 del 12 luglio 2023 le “linee
guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”.
L’accesso al canale esterno, tuttavia, è consentito al segnalante soltanto in presenza di condizioni espressamente previste dal legislatore. In particolare, la persona segnalante può effettuare una segnalazione al canale gestito e predisposto dall’ANAC, se al momento della sua presentazione:

– il canale interno, pur essendo obbligatorio non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal decreto con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati. Il decreto contempla anche l’ipotesi in cui non sia prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna;

– la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito da parte della persona o dell’ufficio designati. Si fa riferimento ai casi in cui il canale interno sia stato utilizzato ma il soggetto cui è affidata la gestione del canale non abbia intrapreso, entro i termini previsti dal decreto, alcuna attività circa l’ammissibilità della segnalazione,

– la verifica della sussistenza dei fatti segnalati o la comunicazione dell’esito dell’istruttoria svolta;

– la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che se effettuasse una segnalazione interna;

– alla stessa non sarebbe dato efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto. Si pensi, ad esempio, all’ipotesi in cui vi sia il fondato timore che non sarebbe svolta alcuna attività a causa di un accordo tra chi riceve la segnalazione e la persona coinvolta nella violazione; o a seguito dell’occultamento o distruzione di prove di condotte illecite di cui il segnalante sia a conoscenza; oppure, si pensi all’ipotesi in cui il gestore della segnalazione, ad esempio il RPCT, sia in conflitto di interessi perché la segnalazione lo riguarda direttamente, come segnalato, oppure come segnalante. In tali casi sarà possibile accedere al canale esterno onde evitare che alla segnalazione non sia dato efficace seguito;

– questa potrebbe determinare il rischio di ritorsione. Si pensi ad esempio all’ipotesi in cui il soggetto ha fondato timore di poter subire una ritorsione in ragione di situazioni ed eventi che si sono già verificati nella propria amministrazione/ente (come nel caso in cui al soggetto sia stata già prospettata l’evenienza di subire un pregiudizio in caso di segnalazione oppure lo stesso sia a conoscenza di precedenti ritorsioni o violazioni dell’obbligo di riservatezza);

– la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si fa riferimento, ad esempio, al caso in
cui la violazione richieda in modo evidente un intervento urgente da parte di un’autorità pubblica per salvaguardare un interesse che fa capo alla collettività quale ad esempio la salute, la
sicurezza o la protezione dell’ambiente.

Ciò detto, il canale di segnalazione esterna permette al soggetto segnalatore di effettuare le stesse in forma scritta, tramite apposta piattaforma informatica o in forma orale, mediante linee telefoniche o strumenti di messaggistica vocale; su richiesta del Whistleblowing, è prevista altresì, la possibilità di effettuare segnalazioni mediante un incontro diretto.
L’accesso al canale di segnalazione è disponibile sul sito istituzionale di ANAC. Inoltre, il Segnalante che ritenga di aver subito una ritorsione a seguito di una segnalazione effettuata può comunicare l’accaduto all’ANAC secondo quanto previsto dall’art. 19 del D. Lgs. 24/2023, al fine di permettere a quest’ultima di svolgere gli accertamenti previsti dalla normativa ed eventualmente irrogare una sanzione al soggetto che ha messo in atto la misura ritorsiva.

Il d.lgs. n. 24/2023 introduce un’ulteriore modalità di segnalazione consistente nella divulgazione pubblica. Con la divulgazione pubblica le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici.
Il D.Lgs. n.243/2023 stabilisce che la persona segnalante beneficia della protezione se, al momento della divulgazione pubblica ricorre una delle seguenti condizioni:

– a una segnalazione interna, a cui l’amministrazione/ente non abbia dato riscontro nei termini previsti (tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione), abbia fatto seguito una segnalazione esterna alla ANAC la quale, a sua volta, non ha fornito riscontro al segnalante entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento);

– la persona ha già effettuato direttamente una segnalazione esterna ad ANAC la quale, tuttavia, non ha dato riscontro al segnalante in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alla segnalazione entro termini ragionevoli (tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento);

– la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica in quanto ha fondato motivo, di ritenere, ragionevolmente, sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che la violazione possa rappresentare un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. Si pensi, ad esempio, ad una situazione di emergenza o al rischio di danno irreversibile, anche all’incolumità fisica di una o più persone, che richiedono che la violazione sia svelata prontamente e abbia un’ampia risonanza per impedirne gli effetti;

– la persona effettua direttamente una divulgazione pubblica poiché ha fondati motivi – nei termini sopra precisati – di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni oppure possa non avere efficace seguito perché, ad esempio, teme che possano essere occultate o distrutte prove oppure che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa. Si consideri, a titolo esemplificativo, il caso in cui chi riceve la segnalazione di una violazione, accordandosi con la persona coinvolta nella violazione stessa, proceda ad archiviare detta segnalazione in assenza dei
presupposti.

Nella divulgazione pubblica, ove il soggetto riveli volontariamente la propria identità, non viene in rilievo la tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione
previste dal decreto per il Whistleblower. Laddove, invece, la divulgazione avvenga utilizzando, ad esempio, uno pseudonimo o un nickname, che non consente l’identificazione del divulgatore, ANAC tratterà la divulgazione alla stregua di una segnalazione anonima

Il decreto riconosce ai soggetti tutelati anche la possibilità di rivolgersi alle Autorità giudiziarie, per inoltrare una denuncia di condotte illecite di cui siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.
Si precisa che l’obbligo di denuncia all’autorità giudiziaria competente di fatti penalmente rilevanti e ipotesi di danno erariale grava sul segnalante che riveste la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio, anche laddove lo stesso abbia già effettuato una segnalazione attraverso i canali interni o esterni.
Si evidenzia che gli artt. 361 e 362 c.p., disponendo l’obbligo di denunciare soltanto reati (procedibili d’ufficio), determinano un perimetro applicativo più ristretto di quello delle segnalazioni effettuabili dal whistleblowing ai sensi del d.lgs. 24/2023, fermo restando la tutela accordata dal d.lgs. anche al dipendete pubblico che denunci un reato all’autorità giudiziaria ai sensi degli artt. 361 o 362 c.p. e poi venga discriminato per via della segnalazione. Le stesse regole sulla tutela della riservatezza e del contenuto delle segnalazioni vanno rispettate dagli uffici delle Autorità giudiziarie cui è sporta la denuncia.

IL d.lgs. 24/2023 prevede una serie di misure per la protezione nei confronti di colui che segnala, effettua una divulgazione pubblica o denuncia violazioni, tutele che – come già anticipato si estendono anche a soggetti diversi dal segnalante e denunciante che, proprio in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante, potrebbero essere destinatari di ritorsioni.
La tutela è riconosciuta al segnalante in presenza delle seguenti condizioni:
– al momento della segnalazione, della denuncia o della divulgazione pubblica il segnalante aveva il fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni riscontrate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo della materia del whistleblowing;

– la segnalazione è stata effettuata nel rispetto delle modalità indicate dal d.lgs. 24/2023;

Le tutele non sono garantite, ed è irrogata una sanzione disciplinare, nel caso in cui sia accertata la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, ovverola sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle Segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati

– GDPR) e dell’art. 2 -quaterdecies del decreto legislativo 30 giugno 2003,n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali). In particolare, l’identità del Segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità possono essere rivelate solo previo consenso espresso dello stesso:

– nell’ambito del procedimento disciplinare, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato;

– nell’ambito del procedimento instaurato in seguito a Segnalazioni interne o esterne, se la rivelazione dell’identità del Segnalante o di qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità è indispensabile anche ai fini della difesa della Persona coinvolta.

Ogni trattamento dei dati personali, anche nel contesto del Portale, è effettuato nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023 ed in conformità alla normativa sulla protezione dei dati personali di cui al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR), al decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 e al decreto legislativo 18 maggio 2018 n. 51.

La tutela dei dati personali è assicurata oltre che al Segnalante (per le segnalazioni non anonime), al Facilitatore nonché alla Persona coinvolta o menzionata nella segnalazione I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

Il decreto lgs. 24/2023 prevede il divieto di ritorsione definita come “qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”. Si tratta quindi di una definizione ampia del concetto di ritorsione, che oltre ricomprendere l’elencazione delle fattispecie espressamente richiamate dal
D.Lgs. n.24/2023, possono costituire ritorsioni, ad esempio: la pretesa di risultati impossibili
da raggiungere nei modi e nei tempi indicati, una valutazione della performance artatamente
negativa, una revoca ingiustificata di incarichi, un ingiustificato mancato conferimento di incarichi con contestuale attribuzione ad altro soggetto, il reiterato rigetto di richieste (ad es. ferie, congedi), la sospensione ingiustificata di brevetti, licenze, etc.
La definizione di ritorsione contempla non solo le ipotesi in cui la ritorsione si sia già verificata, ma anche quelle in cui sia soltanto “tentata” oppure “minacciata”.
I soggetti tutelati potranno comunicare all’Organismo di Vigilanza, fornendo alla stessa gli
elementi da cui poter desumere il fumus sulla effettività della minaccia o del tentativo ritorsivo, sia le ritorsioni già compiute nei loro confronti sia quelle tentate, anche se il comportamento non è stato posto in essere in modo compiuto, e quelle soltanto prospettate.
Se, in base agli elementi presentati, l’Autorità desume che il tentativo si è consumato o che la
minaccia è effettiva, dà avvio al procedimento sanzionatorio. È onere del soggetto che ha tentato la ritorsione o l’ha minacciata dimostrare che i fatti allegati dal segnalante sono estranei
alla segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica effettuata.
Il dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione per aver effettuato una segnalazione, riferisce i fatti all’ODV che valutata la circostanza potrà valutare:
• l’opportunità/necessità di adottare provvedimenti atti a ripristinare la situazione e/o a rimediare agli effetti negativi della discriminazione
• la sussistenza degli estremi per avviare il procedimento disciplinare nei confronti del dipendente autore della discriminaz

Per le segnalazioni effettuate tramite il canale interno è tutelata la persona segnalata ingiustamente per mezzo di segnalazioni illecite, ossia avanzate a danno dell’immagine e della reputazione di un soggetto, attraverso l’applicazione di sanzioni disciplinari, quest’ultime adottate dalla Med Link srl ai sensi del D.Lgs. 231/2001.

Nel caso in cui venissero accertati comportamenti di violazione dei doveri di riservatezza o atti ritorsivi nei confronti dei segnalanti, è prevista l’applicazione di sanzioni disciplinari nei confronti dei responsabili di tali comportamenti illeciti secondo quanto previsto nel sistema disciplinare di cui all’art.6, comma 2 lettera e) del D. Lgs. 231/2001.
Per le segnalazioni effettuate attraverso il canale esterno l’ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violatol’obbligo di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.Lgs. 24/2023;

b)  da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;

c) da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all’articolo 16, comma 3, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. 

I soggetti del settore privato di cui all’articolo 2, comma 1, lettera q), numero 3) del D.Lgs. 24/2023 prevedono nel sistema disciplinare adottato ai sensi dell’articolo 6, comma 2, lettera e), del decreto n. 231 del 2001, le sanzioni nei confronti di coloro che accertano essere responsabili degli illeciti.

Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni, l’ODV adotterà un registro delle segnalazioni. L’ODV assicurerà la conservazione e l’archiviazione di tutta la relativa documentazione di supporto originale inerente alle segnalazioni in appositi archivi cartacei/informatici, con i più elevati standard di sicurezza/riservatezza.
A tal proposito l’accesso a tali documenti è segregato e garantito dall’ODV stesso. I dati personali raccolti nell’ambito di una segnalazione sono conservati per il tempo strettamente necessario al loro trattamento, e comunque compatibilmente con la finalità stessa del trattamento